Mô tả công việc tạp vụ văn phòng đầy đủ, chi tiết theo chuẩn Nhật Bản

Bài đăng dưới đây sẽ cung cung cấp đến bạn những thông tin cụ thể, chi tiết nhất về mô tả công việc tạp vụ văn phòng. Trong bài viết, chúng tôi sẽ đề cập tới các yêu cầu, nhiệm vụ và trách nhiệm chính cho vị trí dọn dẹp văn phòng mà hầu hết các nhà tuyển dụng mong đợi ở các ứng viên. Do vậy, nếu bạn cũng đang quan tâm đến công việc này, hãy cùng tìm hiểu với NHASACHHOANMY ngay nhé!

Tạp vụ văn phòng là gì?

Tạp vụ văn phòng (hay còn gọi là người dọn dẹp văn phòng, nhân viên vệ sinh văn phòng) là người phụ trách công tác vệ sinh, dọn dẹp trong không gian văn phòng. Họ có trách nhiệm làm sạch môi trường làm việc, bao gồm tất cả các khu vực từ phòng họp, phòng kinh doanh, phòng vệ sinh đến quầy lễ tân, hành lang, cầu thang. Có thể nói ngắn gọn rằng, tạp vụ văn phòng phụ trách thực hiện tất cả các nhiệm vụ liên quan để tạo ra một môi trường văn phòng ngăn nắp, sạch sẽ cho tất cả mọi người.

Dù đơn vị kinh doanh của bạn có quy mô lớn hay nhỏ, thuộc bất kỳ lĩnh vực nào đi chăng nữa thì đều cần giữ cho môi trường làm việc trong lành và sạch sẽ. Vì vậy, chúng ta có thể bắt gặp nhân viên vệ sinh văn phòng tại nhiều cơ sở kinh doanh như ngân hàng, các công ty sản xuất, công ty dược mỹ phẩm,… 

Mô tả chi tiết công việc của một nhân viên tạp vụ văn phòng

Chuẩn bị

• Chuẩn bị các phương tiện cần thiết để thực hiện công việc vệ sinh, bao gồm xe thùng, xe tải công nghiệp, máy hút bụi công nghiệp, chổi, cây lau,… 
• Pha hóa chất vệ sinh theo đúng liều lượng quy định.

Tiến hành công việc

• Quét, hút bụi, lau sạch sàn nhà theo quy trình 7 bước dọn vệ sinh văn phòng. 
• Vệ sinh và đánh bóng đồ nội thất.
• Quét bụi tường, trần nhà.
• Làm sạch thảm.
• Lau sạch cửa sổ, cửa chính, vách ngăn, bề mặt kính. Đánh bóng sàn.
• Dọn dẹp và khử trùng  nhà vệ sinh 
• Hút bụi các thiết bị, đồ dùng văn phòng.
• Vệ sinh các thiết bị điện, hệ thống đèn, điều hòa, máy sửa, hệ thống thông gió.
• Thu gom và dọn sạch thùng rác.
• Phun thuốc diệt côn trùng để ngăn chặn sự xâm nhập của côn trùng và động vật gặm nhấm.

Sau khi hoàn thành vệ sinh

• Sắp xếp đồ trang trí, bàn ghế, các thiết bị, đồ dùng văn phòng vào đúng vị trí.
• Thông báo cho công ty về nhu cầu sửa chữa hoặc bổ sung các thiết bị, đồ dùng của tòa nhà.
• Đảm bảo khóa cửa và tắt thiết bị điện sau khi hoàn thành công việc .

Lưu ý

• Các nhiệm vụ được thực hiện theo yêu cầu của giám sát.
• Tuân thủ các quy trình sử dụng hóa chất tẩy rửa và thiết bị điện, để tránh làm hỏng sàn và đồ đạc.
• Di chuyển đồ đạc, thiết bị và vật tư nặng, bằng tay hoặc bằng xe nâng tay.

Yêu cầu khi trở thành nhân viên tạp vụ văn phòng

Yêu cầu về kiến thức 

Bản mô tả công việc tạp vụ văn phòng yêu cầu về trình độ cơ bản nhất là phải biết kiến ​​thức sơ đẳng về các hóa chất, thiết bị tẩy rửa và các phương pháp được sử dụng trong vệ sinh văn phòng. Vì công việc dọn dẹp này được thực hiện trong khuôn viên văn phòng, do đó các nhà tuyển dụng thường đòi hỏi ứng viên phải có bằng tốt nghiệp Trung học. Ngoài nhiệm vụ chính là dọn dẹp vệ sinh, nhân viên tạp vụ phải đảm bảo tính an toàn trong quá trình thực hiện. Vì thế, trong bản mô tả công việc tạp vụ văn phòng, ứng viên được yêu cầu phải nắm rõ các quy tắc về an toàn lao động. 

Yêu cầu về kỹ năng

Các yêu cầu về kỹ năng khi mô tả công việc tạp vụ văn phòng dưới đây giúp công việc được diễn ra trơn tru, đảm bảo duy trì quan hệ tốt với khách hàng mà họ tiếp xúc trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

Kỹ năng giao tiếp

Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng giao tiếp ở mức ổn để đạt được hiệu quả công việc. Kỹ năng giao tiếp cần thiết để có thể hiểu chính xác các hướng dẫn bằng văn bản hoặc lời nói, từ đó tiến hành đúng các nhiệm vụ được giao.

Bên cạnh đó, nhân viên vệ sinh văn phòng cần tiếp xúc với khách hàng và phải hiểu rõ được yêu cầu từ phía khách hàng. Do đó, kỹ năng giao tiếp giúp thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp hoặc khách hàng.

Khả năng học hỏi 

Để mô tả công việc vệ sinh văn phòng một cách đầy đủ, không thể không nhắc đến khả năng để ý đến từng chi tiết nhỏ. Hơn nữa, đặc thù của công việc vệ sinh là sẽ thường xuyên xuất hiện các thiết bị, hóa chất vệ sinh mới, hiện đại. Do đó, nhân viên tạp vụ văn phòng cần có khả năng học hỏi, tiếp thu nhanh để đáp ứng nhu cầu công việc

Kỹ năng sắp xếp công việc

Nhân viên vệ sinh văn phòng phải là những người biết sắp xếp công việc để tuân theo lịch trình và thích ứng được với những thay đổi tức thời, đồng thời tuân thủ nội quy văn phòng.

Ngoài ra, một số kỹ năng khác cần thiết cho công việc tạp vụ văn phòng là: 

• Có khả năng ứng phó nhanh và linh hoạt với các tình huống phát sinh
• Kỹ năng phân bổ thời gian hợp lý để đảm bảo tiến độ công việc.
• Khả năng làm việc thường xuyên, liên tục với nhịp độ nhanh. 
• Khả năng sắp xếp công việc tốt.
• Có thể sử dụng thành thục các thiết bị, dụng cụ vệ sinh với kích thước, khối lượng khác nhau.

Yêu cầu về thể chất

Công việc của một nhân viên tạp vụ văn phòng thiên về thể chất, vì vậy điều quan trọng là họ phải đảm bảo sức khỏe ở một mức độ nhất định. Họ phải có khả năng vận động thường xuyên, linh hoạt và đứng trong thời gian dài.

Yêu cầu về đạo đức

Để làm công việc tạp vụ văn phòng, ứng viên cần có đạo đức làm việc vững vàng và đáng tin cậy. Cụ thể, người làm vệ sinh văn phòng cần có các đức tính:

• Thành thật và trung thực.
• Tôn trọng khách hàng.
• Đảm bảo không tiết lộ thông tin khách hàng.
• Thái độ làm việc chăm chỉ, nhiệt tình, tích cực. 
• Hòa đồng với đồng nghiệp.

Trên đây, chúng tôi đã cung cấp một cách đầy đủ và chi tiết những thông tin mô tả công việc tạp vụ văn phòng. Mong rằng, bài viết sẽ giúp ích cho bạn để hiểu thêm về những yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của công việc này, bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng vệ sinh văn phòng.